Nos documents, bien plus que du papier!
Capsule d’information du Service des archives et de la gestion documentaire – Juillet-août 2015
Nos documents, bien plus que du papier!
Bien que les documents conservés par le Service des archives et de la gestion documentaire (SAGD) de l’INRS soient en grande majorité sur support papier, nous retrouvons dans nos boites de nombreux documents consignés sur des supports variés.
Par exemple :
- Les supports informatiques : Zip, SyQuest, disquettes, etc. (photo, rangée #1)
- Les rubans filmiques et vidéo : VHS, Umatic, Betacam, films 16mm et 8mm, Mini-DV, etc. (photo, rangée #2)
- Les rubans audio : rubans IEC, rubans de dictaphones, microcassettes, etc (photo, rangée #3)
La variété de supports témoigne de l’évolution des technologies et des pratiques. Cette évolution résulte toutefois en une obsolescence rapide des formats et des appareils servant à restituer l’information, d’où la difficulté de prendre connaissance de leur contenu.
Un des défis du SAGD est donc de préserver de l’information potentiellement utile qui se trouve consignée sur des supports depuis longtemps oubliés ou inutilisés. Une des solutions consiste à repiquer l’information sur un support moderne, généralement sur DVD ou directement sur un serveur. Mais encore faut-il avoir les appareils pour lire le document!
Une autre solution consiste à travailler directement « en amont », c’est-à-dire de faire une veille constante afin de transférer rapidement de l’information menacée (par exemple, un film sur VHS) sur un support durable, dans un format adapté aux technologies du jour.
C’est ce que nous tentons de faire, et cette préoccupation s’applique aussi aux documents numériques. Il s’agit toutefois d’un sujet que nous aborderons dans une prochaine capsule!
Pour toute question concernant la gestion de vos documents, n’hésitez pas à nous contacter au archives@iaf.inrs.ca ou au (450) 687-5010, poste 4115
- L’équipe du Service des archives et de la gestion documentaire de l’INRS
