Comment communiquer une information au 490...

Il existe plusieurs méthodes pour communiquer une information à l'interne du 490. Évidemment, toutes ne sont pas applicables aux mêmes besoins.

A) A qui s'adresse mon information? Il existe 4 entités institutionnelles qui cohabitent à l'intérieur du bâtiment:

• l'administration de l'INRS (6e et 7e étage, de 80 et 90 personnes)
• La Commisson géologique du Canada (3e et 4e étage, entre 65 et 75 personnes)
• le centre ETE (1er au 5e étage, >400 personnes, dont environ 200 étudiants)
• le centre UCS (6e étage ouest, environ 15 personnes)

B) Quel genre d'information est-ce? Elle peut être de plusieurs types, comme par exemple...

• personnel : cherche appartement, meubles à vendre, pool de hockey, etc
• événementiel : conférence, soutenance, cinémidi, dîner de la rentrée, etc.
• cocorico : prix d'un chercheur, nouveau bébé, etc.
• institutionnel : ménage des planchers, directive en cas de tempête, nominations, etc.
• urgent : qui a emprunté mon spectromètre de masse? etc.
• autres...

Chaque type d'information devrait idéalement utiliser un canal adapté, ceci afin de ne pas surcharger l'usage du courriel à tous, ce qui aboutirait à une dévaluation des messages qui y circulent et donc à leur non-lecture.

Les messages institutionnels ne sont jamais expédiés que par les directions, le Service des communications et affaires publiques ou par les services.

Dans la majorité des autres cas, le présent babillard est la meilleure solution et a d'ailleurs été créé pour cela. Ne le reçoivent que ceux qui le veulent. Il est diffusé à la fréquence et au format choisi par l'usager (le mardi matin pour près de 95% des >400 abonnées). Vous pouvez soumettre une nouvelle vous-même en utilisant le formulaire Soumettre une nouvelle.

Pour annoncer un événement, les poteaux d'affichage devant les escaliers et les ascenseurs sont la solution la plus efficace parce que tout le monde doit passer devant le matin. Il y a aussi des babillards en liège devant le bureau de Céline. Dans les deux cas, il faut remettre l'information à la bibliothèque qui installera les affiches la veille ou tôt le matin. (NB: Nous cherchons à conserver notre environnement propre et agréable: vous ne devez donc pas afficher sur les frigos du 3e, dans les ascenseurs ou les cages d'escalier sans permission de l'équipe du bâtiment). On peut également soumettre un événement dans le calendrier du site web du centre ETE ou de l'INRS. Par contre, la diffusion interne est alors assez restreinte.

S'il faut diffuser rapidement un message urgent, sachez que l'adresse tous du centre ETE ne rejoint que les personnes du centre ETE et que, de plus, elle est filtrée. L'administration a aussi un groupe courriel collectif. CGC et UCS n'ont pas d'adresse collective: il faut expédier son message à la personne responsable de chacun des deux groupes.

Assurez vous que l'information est pertinente à un vaste nombre et n'est pas de nature commerciale, politique ou religieuse. Pour le centre ETE, il existe également des groupes spécifiques d'usagers (ex: stagiaires postdoctoraux, assistants de recherche, etc.), qui sont accessibles dans la messagerie Outlook. Ils compilent les adresses des usagers d'une même catégorie. Il y a également un groupe courriel etudiants qui rejoint d'un coup tous les étudiants inscrits au centre ETE.

Autres éléments utiles à connaître:

• Plusieurs étudiants du centre ETE ne sont pas francophones.
• Un nombre croissant des moins de 25 ans ne consultent que rarement leur courriel et préfèrent Facebook ou MSN/Skype.
• Plusieurs personnes ont pu établir des règles dans leur messagerie qui effacent systématiquement certains courriels selon leur origine. Par exemple, plusieurs ne verront jamais ceci... :)
• Règle générale, les messages ne sont plus lus après la 3e ligne. Ce n'est pas pour rien que Twitter n'offre que 140 caractères... Donc, encore moins de personnes se seront rendues jusqu'ici! Tant pis pour eux...